コミュニケーション活性化

課題

情報の共有にメールを使う伝達するところは多いと思います。これには以下のような問題があります。

• 伝わり方が遅い： メールそのものは一瞬で送られますが、人に起因するディレイがあります。
  • 当初メールは「昼ごはん行く? 」くらいで使われていましたが、ビジネスツールとして使われるようになるに伴い、きちんとした文章構成が求められるようになりました。
  • さらに、組織の階層を通じて情報を伝達する場合は、下に伝える情報を選別し、場合によっては自分の言葉で書き換える必要があります。選別が適切でないと必要な情報が遮断される場合もあります。
  • ニュースや企業からのお知らせなどに埋もれてなかなか読まれないという問題もあります。
• 探す手間がかかる： 指示などがメールの山に埋もれていると、毎回実行時に探す必要があります。ラベルやフォルダーなどで工夫されている方も多いと思いますが、限界があります。それぞれローカルで管理されているので、URLを示すようなことができず、「X月X日X時X分に XXXという題名で送ったメールをみてください」と伝えるなどが必要があります。

解決策

情報には今発生していずれ忘れられるフロー情報と、常にあり必要な時に参照されるストック情報があります。情報の種類により共有手段を使い分ける必要があります。

• ストック情報
  • 方針展開、報告、ルールなど： 常に参照できるWeb (文書管理、WikiやGoogleドキュメントなど) におき、URLをメールなどで伝える。
  • イベント、締め切り： 情報本体は上記Webにおき、さらにカレンダーに記載し、メールなどで伝える。
  • 依頼事項： 公式に依頼を受ける組織、部門は、タスク管理システムを導入するのが望ましい。
• フロー情報
  • 意見交換： 過去の発言が参照可能なWeb掲示板、メッセージ交換システムを導入するのが望ましい。メーリングリストでの発言がそのままストックされるGoogleグループや、Slackなど。
  • 個人的なメッセージ： メールでも良いが、Slack、Facebookメッセンジャー、Twitterなど個人やアドホックグループをサポートするメッセージ交換システムも使える。