文書管理

課題

  • 最新版がわからない: メールへの添付で文書の共有を行なっている組織は多いと思います。この方法はわかりやすく簡便ですが、どの文書が最新版なのかわからなくなる問題があります。旧版に手を入れて「最新版」として再配布することで、それまでの「最新版」に反映されていた内容がなくなる場合もあります。
  • 改ざん: 複数のコピーが流通するため、そのうちの一部を改ざんしたものを再流通することで、正式版がどれか分からなくなります。

文書管理システムによる解決

  • 共有する文書は文書管理システムにおき、文書またはフォルダーのURLをメールには記載しましょう。
  • 最新文書は文書管理システムの同じ場所におきます。文書そのもののバージョンを新しくすます。編集中は「チェックアウト」または「ロック」の機能を
    • 文書フォルダー内に最新とわかるような形で置く方法もありますが、
  • 承認済みかそれ以前かは名前で区別するか、フォルダーを変えます。同じフォルダーにサブフォルダーとして「ドラフト」と「承認済み」を
  • 改ざんに関しては高機能文書管理システムを導入する方法もありますが、ログを管理することで改ざんの抑止を狙う方法もあります。